Teams ble til Truls, Outlook ble til Oda. På Øvre Romerike har man valgt en litt annen Microsoft-opplæring enn de fleste.
Da Microsoft 365 skulle rulles ut til administrasjonen i fem kommuner på Øvre Romerike var det viktig at menneskene og deres behov i arbeidshverdagen skulle være i fokus.
– Å innføre Microsoft 365 er ikke et vanlig IT-prosjekt med fokus på knapper og funksjonalitet. Dette prosjektet handler nesten utelukkende om at mennesker må endre måten de jobber på. Da må vi også tenke annerledes om opplæring, sier prosjektleder i Digitale Gardermoen, Gøril Gjøystdal.
Et annerledes IT-prosjekt
Prosjektgruppen tenkte lenge på hvordan de kunne skille seg ut fra andre prosjekter, og samtidig fange oppmerksomheten til de ansatte i kommunen. I tillegg ønsket de å ufarliggjøre M365 ved å ta i bruk gjenkjennbare elementer.
-M365 er et abstrakt begrep, og vi har fått kommentarer på at det høres ut som et treningsstudio. Noen har også vært sikre på at Outlook er en egen tast på tastaturet. Kunnskapsnivået er ulikt, også blant våre ansatte. Da gjelder det å finne et opplæringsopplegg som favner bredt og som trygger mennesker på at dette ikke er så farlig og kryptisk som det kanskje høres ut.
Da kom ideen om å personifisere alle applikasjonene i M365-porteføljen, slik at de fikk navn og ansikt. Rett og slett gjøre dem om til en stor vennegjeng, i stedet for IT-applikasjoner.
– Først kom Teams-Truls. Deretter Outlook-Oda, Word-Wilma, Planner-Petter og resten av gjengen, forteller Gjøystdal.
Figurene brukes nå aktivt i alt opplæringsmateriell, for eksempel i filmer og brukerveiledninger
Truls og vennene har blitt godt mottatt av de ansatte i kommunene. De skaper en trygg ramme for opplæring, og folk kjenner dem igjen.
Teams-Truls har til og med blitt stjerne i flere opplæringsfilmer. Han er foreløpig ikke høy på pæra av den grunn, men har velvillig blitt lånt ut til andre organisasjoner som også innfører Teams og Microsoft 365.
Fra IT-fokus til menneskefokus
– Det har vært viktig for prosjektgruppa å dykke ned i hvordan folk bruker nye verktøy. Å få en gravemaskin når alt du egentlig ønsker deg er en lettere spade kan oppleves overveldende. Det er først når du lærer deg hvordan gravemaskinen fungerer at den oppleves som nyttig, sier Gjøystdal
Prosjektet brukte derfor god tid på å reise rundt i kommunene og snakke med de ansatte om hvordan de jobber i dag, og hvordan de kunne ønske seg å jobbe smartere.
– Vi ønsker å sette delingskultur og det å spille hverandre gode på agendaen. Derfor har alle kommunene utvalgte Microsoft-ambassadører. Ambassadørene er ikke superbrukere, men gode hjelpere som kan veilede og motivere kollegaer hvis de står fast.
• M365 rulles nå ut til fem kommuner på Øvre Romerike: Nannestad, Nes, Hurdal, Eidsvoll og Gjerdrum.
• De fem kommunene har felles IT-avdeling, Digitale Gardermoen, som leder prosjektet.
Bildet øverst: Gøril Gjøystdal, prosjektleder hos DGI.