Lørenskog kommune har gjennomført et prosjekt for å spare penger på innkjøp. Lars Birger Egge stilte til intervju for å fortelle om saken.
Før vi går nærmere inn på prosjektet: Hvem er Lars Birger?
– Jeg er 43 år, og har kone, barn og hund. Jeg bor og jobber i Lørenskog. Ellers liker jeg å spille golf og ta meg en jakttur i skogen og lete etter den fuglen jeg aldri finner.
<Her stoppet intervjuet litt opp, da intervjueren og intervjuobjektet sporet av i en spontan jaktprat.>
Men vi må videre i intervjuet: Hva jobber du med?
– Jeg er prosjektleder i Lørenskog kommune og jobber med digitaliserings- og utviklingsprosjekter. Før det jobbet jeg 20 år i privat sektor, bl.a. som økonomisjef. Mest har jeg jobbet med ERP-systemer, for eksempel med implementering av SAP. Det har vært en del nyttige erfaringer fra prosessutrulling å ta med seg inn i kommunen. Vi må prøve å oppnå kontinuerlig forbedring ved for eksempel å fjerne unødvendige handlinger.
Hvordan opplevde du overgangen fra privat til kommunal sektor?
– Jeg visste at det var flere manuelle prosesser, men så snart at det var et større gevinstpotensial ved digitalisering enn jeg først hadde trodd.
Fortell om Innkjøpsprosjektet dere gjennomfører nå.
– Vi ser på sentrale prosesser knyttet til ERP. Innkjøp og e-handel er fokusområder. Hovedmålet er at Lørenskog kommune skal ha en effektiv innkjøpsprosess der brukerne får dekket sitt behov, hvor roller og ansvar er tydelig avklart og definert. Vi skal vektlegge samfunnsansvar, miljø og innovasjon ved gjennomføring av innkjøp. Vi skal ha en god og effektiv avtaleoppfølging hvor vi henter ut og synliggjør gevinster.
– En konsekvens er en økt disiplin med tanke på inngåtte rammeavtaler. Det vil medføre lavere kostnader og redusere risikoen for bøter og negativ omtale. Et eksempel på potensialet er innkjøp av bakervarer. Det har vist seg at nesten ingen visste om en ny rammeavtale med 36% bedre priser.
– Vi tok ideen over i konseptfasen og styringsgruppen godtok at vi startet opp et gjennomføringsprosjekt. Nå er vi i faseendring fra gjennomføring til realisering, men jeg og et par andre er med inn i realisering.
– Vi har blitt inspirert av Viken fylkeskommune og Lillestrøm i arbeidet med en gevinstplan. Planen er realisert i de faktiske budsjettene, det gir en solid motivasjon for forbedring. I 2022 skal vi for eksempel spare 3,5 millioner. Et konsulentselskap hjalp oss med en gevinstberegning som peker på mulige 18,7 millioner over 5 år.
Den praktiske gevinsten her blir avhengig av de ansattes atferdsendring?
– Ja, vi er avhengige av at ansatte benytter de foretrukne innkjøpskanalene og følger standarden for rollen sin, for at vi skal klare å hente ut gevinstene. Det er i høy grad et endringsprosjekt. Derfor har vi lagt vekt på opplæring og informasjon til ansatte. Vi har brukt e-læringsvideoer og kommunens faste kompetansepåfyll. Vi har også brukt rollespesifikke kurs i Junglemap nanolæring. Samtidig er vi ute hos sektorene og driver aktiv opplæring og informasjon. Retningslinjer – steg for steg har vi også laget.
– En viktig driver for endringen er å følge opp gevinstene. Vi har fått laget et dashboard i Power BI der vi følger opp e-handelsprosenten.
– Vi brukte mye tid på hvem som vi ville ha med inn i prosjektet. Vi måtte få med hele organisasjon. Vi valgte bevisst både skeptikere og optimister. Det tror vi har hjulpet oss i å oppnå bedre endringsledelse og digital transformasjon.
Hva er status på gevinstene?
– Alt skal hentes ut i linja nå framover, vi har ikke kjørt noen pilot. Budsjettet for 2022 tilsier som nevnt en gevinst 3,5 millioner og vi håper på 18,7 millioner over 5 år.
Du nevnte Viken fylkeskommune og Lillestrøm. Har dere hatt andre samarbeid og inspiratorer?
– Vi har snakket med DFØ og blitt litt inspirert av Østre Toten. Vi har bl.a. sett på tidsbesparelser, som kan gi ytterligere gevinster utover de 18,7 millionene.
Hva kan andre lære?
– Det kan lønne seg å se på muligheter internt, både for gevinster og for risiko ved feil bruk av rammeavtaler. Og så kan man utnytte det man har av systemer. Vi har ikke nødvendigvis teknisk gjeld, men «innovativ gjeld».
– Det er viktig å ha med seg lederne, det lønner seg å gjøre en stor jobb med informasjon og dialog til mellomledere «helt ut» i organisasjonen. Visualisering på Power BI har fungert kjempebra, gjerne med konkurranseelement. Så er det ikke alltid like lett å få ut data en faktisk behøver til visualiseringen.
– Det viktig å være bevisst på at dette er en større endringsprosess.
Lars Birger forteller gjerne om prosjektet til andre i Viken-kommunene, og han kan formidle kontakt videre i Lørenskog kommune om noen ønsker det. Han kan nåes på laregg @ lorenskog.kommune.no.
På bildet øverst: Lars Birger Egge, prosjektleder digitaliserings- og utviklingsprosjekter. Bildet nederst: Skjermdump fra Lørenskog sitt dashboard.