Hva er DigiViken?

Bakgrunn

Viken fylkeskommune og kommuner i Viken fylke er enige om å etablere DigiViken som et regionalt partnerskap for digitalisering. Alle de 51 kommunene i Viken fylke og Viken fylkeskommune kan være medlemmer.

Medlemmene har en felles visjon om å løfte Viken inn i en fremtid med gode digitale løsninger for kommunale tjenesteytere og kommunenes innbyggere.

DigiViken skal være en arena og aktør for å ivareta interessene til medlemmene ovenfor nasjonale aktører, slik som KS, Staten, samt leverandører og andre aktører.  DigiViken skal bidra til å sette en strategisk retning for digitaliseringsarbeidet både innen kommunesektoren i Viken og i nasjonal sammenheng. DigiViken skal tilrettelegge for samarbeid mellom medlemmene også utenom partnerskapets felles portefølje.

Formål

Samarbeidet i partnerskapet DigiViken har som mål å:

• Fremme DigiVikens felles interesser i det nasjonale digitaliseringsarbeidet
• Bidra aktivt i samarbeid med andre regioner og staten
• Heve digitaliseringskompetansen hos deltakerne
• Bidra til informasjonsdeling og samhandling
• Etablere og styre en portefølje av prosjekter og anskaffelser

Organisering

DigiVikens organisering skal til enhver tid sikre at medlemmene involveres og at viktige avgjørelser forankres hos medlemmene ved kommunedirektør eller digitaliseringsdirektør.  Organisering skal legge til rette for at brukere av digitale løsninger og fagressurser hos medlemmene gis mulighet til å delta i relevante prosesser. DigiViken skal ha følgende overordnet organisering:

Årsmøtet 

Årsmøtet er partnerskapets øverste organ hvor alle partnerkommunene har møterett, talerett og stemmerett. Årsmøtet kan ta alle avgjørelser som berører partnerskapet. Viktige saker skal behandles i årsmøtet. Årsmøtet skal gjennomføres innen 31.12 hvert år. Det skal innkalles til årsmøte en måned før. 

Programstyret er ansvarlig for innkalling og gjennomføring av årsmøtet.   

Årsmøtet kan avgjøre ethvert spørsmål som berører partnerskapet. Årsmøtet kan instruere andre organer i partnerskapet og gjøre om tidligere beslutninger i underordnede organer. 

• Årsmøtet velger ordstyrer 
• Hver partnerkommune har én stemme.  
• Beslutninger treffes normalt ved alminnelig flertall av avgitte stemmer.  

 Årsmøtet skal behandle følgende saker: 

• Beretning 
• Regnskap 
• Handlingsplan og budsjett 

• Eventuell ekstra grunnfinansiering ved engangsinnskudd eller endring av finansieringsmodell for partnerskapet 
• Innkomne forslag.  (Forslag som skal behandles på årsmøtet må være Programstyret i hende senest 14 dager før årsmøtet.) 
• Valg 

Årsmøtet velger valgkomité som består av tre medlemmer. 

Årsmøtet velger deltakere til Programstyret og Programkontoret.  Årsmøtet velger leder for Programstyret. 

Valgkomitéen legger frem forslag til deltakere som velges for to år av gangen. Deltakere kan gjenvelges. Det skal sikres en bred representasjon. Kompetanse, tilgjengelig tid og interesse skal være kriterier for valget. 

Medlemmer i Programstyret og Programkontoret kan foreslå faste varamedlemmer for seg selv. Programstyret og Programkontoret må godkjenne disse

Programstyret 

Programstyret skal ha det overordnede ansvaret for partnerskapets løpende virksomhet.  Programstyret skal føre nødvendig kontroll med partnerskapets økonomi og beslutter hvilke prosjekter og tiltak som skal gjennomføres av DigiViken, innenfor rammene av årsmøtets beslutninger.

• Programstyret skal bestå av inntil 8 medlemmer.  
• Programstyrets deltakere skal representere nivå kommunedirektør eller digitaliseringsansvarlig hos det enkelte medlem.  
• Programstyret skal sørge for at beslutninger truffet av årsmøtet gjennomføres. 
• Programstyret skal føre nødvendig kontroll med partnerskapets økonomi. 
• Programstyret beslutter hvilke felles prosjekter og tiltak som skal inngå i partnerskapets felles portefølje 

• Programstyret beslutter partnerskapets medvirkning og deltakelse i nasjonale initiativer og prosjekter.  
• Observatører fra Statsforvalteren og KS inviteres til å delta med tale og forslagsrett i Programstyret 

Programkontoret  

Programkontoret skal ha en ledende, koordinerende og utførende funksjon med sikte på å realisere partnerskapets formål. Programkontoret skal bl.a.:  

• Administrere partnerskapets økonomi.  
• Bidra til å styrke samhandling på tvers av forvaltningsnivåene stat-fylke-kommune.  
• Understøtte prosesser og oppgaveløsning som bidrar til felles gjennomføring  
• Gjennomføre prosjekter og tiltak som er besluttet i Programstyret. 
• Utarbeide et årshjul og møteplan  

• Programkontoret rapporterer til Programstyret.  
• Programkontoret skal være sekretariat for Årsmøtet og valgkomitéen 
• Programkontorets leder ansettes i fast stilling. Stillingsutlysningen skal være offentlig. Vedkommende ansettes i Bærum kommune, men er ansatt for å arbeide for partnerskapet DigiViken. 

Fagnettverk og faggrupper

Finansiering

Grunnfinansiering – deltakeravgift

• Medlemskommunene skal betale en årlig deltakeravgift på kr. 3,- per folkeregistrert innbygger i kommunen.
• Fylkeskommunen betaler en fast sum på kr. 150.000, – i året. Beløpet reguleres i tråd med kommunal deflator.
• Deltakerkommunene bærer selv sine interne kostnader og driftskostnader som er en følge av samarbeidet i partnerskapet.
• Det skal søkes om midler fra Statsforvalteren og andre støttekilder der det er mulig.
• Medlemsavgiften og eventuelle tilskudd som mottas til DigiVikens generelle virksomhet utgjør en grunnfinansiering som skal dekke to stillinger i Programkontoret og DigiVikens generelle virksomhet i form av blant annet kompetanse- og nettverksbygging. Grunnfinansieringen kan også dekke mindre samarbeidsprosjekter hvis det er tilstrekkelige midler til rådighet.
• Årsmøtet kan beslutte endringer i finansieringsmodell og beløp.

Særskilt finansiering av enkeltprosjekter og tiltak

• Enkeltprosjekter og tiltak kan finansieres særskilt. Plan for finansiering av det enkelte prosjekt legges frem for Programstyret, som beslutter om slik finansiering. Den enkelte partner har et selvstendig ansvar for interne kostnader knyttet til mottak av prosjekter og å realisere gevinster av arbeidet.
• Dersom et prosjekt går mot økonomisk underdekning, skal dette umiddelbart løftes opp til Programstyret og deltakende medlemmer før midler utover godkjent finansiering benyttes.

Sentral forankring

I et vedtak fra Landstinget i 2020 fremgår det at KS skal ivareta og videreutvikle samordnings- og samstyringsstrukturen for digitalisering i kommunal sektor i samarbeid med regionale digitaliseringsnettverk. Dessuten skal KS være en pådriver for digital kompetanse, utvikling og utbredelse av sammenhengende tjenester og felles kommunale løsninger og komponenter i tett samarbeid med ressurser hos medlemmene og regionale digitaliseringsnettverk.

Dette vedtaket ble fattet for å samle landes kommuner og fylkeskommuner rundt målsettingen til digitaliseringsstrategien, «Én digital offentlig sektor» som ble utarbeidet og fremmet av KS og regjeringen i fellesskap.

Stortingsmeldingen Digital agenda for Norge omtaler også behovet for sterkere samordning mellom regionalt og statlig digitaliseringsarbeid. Dette er også ytterligere beskrevet i digitaliseringsstrategien.

Med dette mandatet har det nå under etablering 11 regionale digitaliseringsnettverk som skal samle kommunesektoren i digitaliseringsarbeidet og øke gjennomføringskraften og være en tydelig premissgiver i det nasjonale utviklingsarbeidet.

Kjennetegn ved regionale digitaliseringsnettverk

• De søker å samle sekretariat og fagkompetanse innen digitalisering og smart bruk av IKT.
• De har en viktig stemme inn mot det nasjonale digitaliseringsarbeidet.
• De fungerer som en lyttepost for viktige spørsmål hva angår digitalisering og omstilling, som det er behov å drøfte med regionene.
• De er lokalt forankret, og styrt regionalt av kommuner og i noen tilfeller også fylkeskommuner
• De gir innspill til og råd i viktige saker som angår kommunene, som en viktig del av samstyringsfunksjonen på digitaliseringsområdet.
• De kan gjøre veien, fra beslutninger- til utprøving og implementering av digitale tjenester til innbyggerne og næringslivet kortere.
• I tillegg gjennomføres det egne fagmøter og samlinger som del av det løpende arbeidet (ad-hoc), også i nettverkenes egen regi. Det er også utstrakt dialog og samarbeid mellom nettverkene.